O que é assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica é qualquer forma de manifestar concordância com um documento digital por meio eletrônico, associada a dados que identificam quem assina. Pode ser um aceite feito depois da confirmação de identidade, um código de uso único enviado ao e-mail ou ao celular, uma assinatura desenhada na tela ou o uso de um certificado digital.
Assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, feito com certificado digital e criptografia. Quando o certificado é emitido dentro da ICP-Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a assinatura é chamada de qualificada.
O que diz a lei
Medida Provisória 2.200-2/2001
Criou a ICP-Brasil e, no art. 10, tratou dos documentos eletrônicos. O § 1º presume verdadeiras, em relação a quem assina, as declarações feitas com certificado ICP-Brasil. O § 2º deixa claro que isso não impede o uso de outros meios de comprovação de autoria e integridade, desde que admitidos pelas partes como válidos ou aceitos pela pessoa a quem o documento for apresentado. É nesse parágrafo que se apoia a assinatura eletrônica feita em plataformas como o WS Sign.
Código Civil e Código de Processo Civil
O art. 107 do Código Civil estabelece que a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir. Por isso, a maior parte dos contratos pode ser assinada eletronicamente. O Código de Processo Civil, no art. 411, considera autêntico o documento cuja autoria esteja identificada por qualquer meio legal de certificação, inclusive eletrônico.
Contrato que vale como título executivo, sem testemunhas
Um contrato particular só vale como título executivo, que permite cobrar direto na Justiça sem um processo de conhecimento antes, quando é assinado pelo devedor e por 2 testemunhas (CPC, art. 784, III). Desde a Lei 14.620/2023, o § 4º desse artigo admite qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei e dispensa as testemunhas quando a integridade do documento é conferida pelo provedor de assinatura. No WS Sign, a integridade de cada documento é conferida pelo hash do arquivo, pelo histórico encadeado e pela verificação pública e, nos planos pagos, também pelo selo ICP-Brasil. Se o contrato vai servir para cobrança, confirme os demais requisitos com o seu advogado.
Lei 14.063/2020
Classificou as assinaturas eletrônicas em três níveis (art. 4º) e definiu onde cada uma é aceita nas interações com o poder público. A classificação também serve de referência para contratos entre empresas e pessoas.
| Tipo | Como funciona | Uso típico |
|---|---|---|
| Simples | Identifica quem assina e associa os dados da pessoa à assinatura. | Documentos de menor risco e interações simples. |
| Avançada | Está associada a quem assina de forma unívoca, sob seu controle exclusivo, e permite detectar qualquer alteração posterior. Pode usar certificados fora da ICP-Brasil ou outros meios de comprovação aceitos pelas partes. | Contratos em geral, quando as partes aceitam o meio de assinatura. |
| Qualificada | Usa certificado digital emitido dentro da ICP-Brasil. | Atos em que a lei ou o órgão exige certificado ICP-Brasil. |
O que torna uma assinatura eletrônica confiável
Na prática, a força de uma assinatura eletrônica está nas evidências que a acompanham. Se a assinatura for questionada, é preciso demonstrar:
- Autoria: quem assinou, com a identidade confirmada por fatores como código de uso único e CPF.
- Integridade: que o documento assinado é exatamente o mesmo que foi enviado, comprovado pelo hash SHA-256 do arquivo.
- Momento e contexto: data, hora, endereço IP e aparelho de cada etapa.
- Concordância: a declaração expressa de quem assina de que leu e concorda com o conteúdo.
No WS Sign, essas provas ficam reunidas no Termo de Evidências, anexado ao PDF assinado, num histórico em que cada evento carrega o hash do anterior. Remover ou editar um registro quebra a cadeia, e isso aparece na conferência.
Selo de integridade ICP-Brasil
Além das evidências, nos planos pagos cada documento concluído no WS Sign recebe um selo digital com certificado ICP-Brasil, no padrão PAdES. As partes continuam assinando eletronicamente; o selo é da plataforma, protege o arquivo inteiro e não significa que a Webstorm assinou ou aprovou o conteúdo. Qualquer alteração feita depois da conclusão invalida a assinatura digital, o que pode ser conferido no painel de assinaturas de leitores como o Adobe Acrobat Reader.
Quando a lei, um órgão ou o próprio contrato exigir que cada parte assine com o próprio certificado digital ICP-Brasil, essa exigência deve ser seguida.
Quando a assinatura eletrônica não basta
A regra é a liberdade de forma, mas há exceções em que a lei exige uma forma específica:
- Escritura pública: negócios que criam ou transferem direitos reais sobre imóveis de valor superior a 30 salários mínimos exigem escritura pública (Código Civil, art. 108). Ela é lavrada pelo tabelião, inclusive de forma remota, pela plataforma e-Notariado.
- Testamentos e outros atos com forma prevista em lei.
- Órgãos e registros que exigem ICP-Brasil: alguns cartórios, juntas comerciais e sistemas públicos só aceitam documentos assinados com o certificado digital de cada signatário. Consulte o órgão antes de enviar.
Fora desses casos, contratos de prestação de serviços, locação, propostas e compromissos de compra e venda, acordos de confidencialidade e termos de adesão podem ser assinados eletronicamente.
Como o WS Sign registra cada assinatura
- O remetente envia o PDF e informa nome, e-mail e CPF de cada pessoa. O hash de cada arquivo é registrado.
- Cada pessoa recebe um link pessoal e confirma a identidade com um código de uso único no e-mail.
- A pessoa informa o CPF, que precisa ser o mesmo cadastrado pelo remetente, declara que leu e concorda e assina.
- Concluídas as assinaturas, o PDF final recebe o Termo de Evidências, o código de verificação e o selo digital ICP-Brasil, e segue por e-mail para todas as partes.
Veja o passo a passo completo em como assinar um PDF online.
Importante: este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado para o seu caso.