A diferença em um parágrafo
Na assinatura eletrônica por plataforma, a pessoa prova que controla um e-mail (código de uso único), confirma o CPF, e o documento recebe hash e registro de data, hora, IP e aparelho. Esse conjunto costuma ser enquadrado no nível "avançado" da Lei 14.063/2020, que exige associação unívoca ao signatário, meios sob o controle dele e detecção de alterações (art. 4º, II); o enquadramento depende de a plataforma cumprir esses requisitos. Na assinatura digital, a pessoa usa um certificado emitido por uma autoridade certificadora e aplica ao arquivo uma assinatura criptográfica, conferível em leitores de PDF. Com certificado ICP-Brasil, a lei presume verdadeira a declaração (MP 2.200-2/2001, art. 10, § 1º). Os detalhes legais estão na página sobre validade jurídica.
De onde vem a exigência de certificado
A exigência nunca é da assinatura em si; ela vem de uma fonte:
- Lei: o ato tem forma prescrita, como a assinatura qualificada em certos atos públicos.
- Órgão: o sistema que recebe o documento só aceita certificado (tribunais, Receita Federal, algumas juntas comerciais).
- Destinatário: a outra parte ou um terceiro (banco, seguradora) exige por política própria.
Se nenhuma das três se aplica, o certificado é opcional. Para consultar a regra do destinatário, pergunte por escrito "qual modalidade de assinatura eletrônica vocês aceitam para este documento?" e guarde a resposta junto do contrato.
Tabela por documento
| Documento | Assinatura eletrônica por plataforma | Certificado ICP-Brasil de quem assina | Observação |
|---|---|---|---|
| Contrato de prestação de serviços, proposta, NDA | Atende | Opcional | Liberdade de forma (CC, art. 107) |
| Contrato de locação, vistoria, entrega de chaves | Atende | Opcional | Registro na matrícula é opcional |
| Contrato de honorários | Atende | Opcional | |
| Procuração ad judicia para o cliente | Em regra, atende | Alguns juízos exigem | CPC, art. 105, § 1º, admite assinatura digital "na forma da lei"; confira a regra do tribunal |
| Contrato de matrícula e autorizações escolares | Atende | Opcional | |
| Carta de responsabilidade para o contador | Atende | Opcional | |
| Contrato de trabalho e documentos do empregado | Atende, em regra | Opcional | Confira a rotina do eSocial da empresa |
| Compromisso de compra e venda de imóvel | Atende | Opcional | A escritura, não: cartório (CC, art. 108) |
| Petição, recurso, manifestação em processo | Não | Sim, do advogado | Lei 11.419/2006 e regras dos tribunais |
| Nota fiscal eletrônica, SPED, obrigações no eSocial | Não | Em geral, sim, da empresa | Alguns perfis acessam o eSocial com conta gov.br, sem certificado; veja o manual do eSocial |
| Alteração contratual para a junta comercial | Depende da junta | Em geral, sim | Regras do DREI e de cada junta |
| Documento para órgão público | Conforme o órgão | Quando o órgão exigir | Lei 14.063/2020, arts. 5º e 6º |
O certificado da plataforma não é o seu
Muitas plataformas aplicam ao PDF final um selo com certificado ICP-Brasil próprio (padrão PAdES). Ele protege o arquivo concluído contra alterações e aparece no painel de assinaturas do Acrobat, mas não é a assinatura de nenhuma das partes nem torna a assinatura delas qualificada. Responde a "o arquivo mudou?", não a "quem assinou?". Quem assinou está no Termo de Evidências. Uma parte que tenha e-CPF pode, além disso, assinar com ele, e as duas assinaturas convivem no mesmo PDF.
Regra prática
Pergunte duas coisas: a lei exige forma especial para este ato? O destinatário do documento exige certificado? Se as duas respostas forem "não", a assinatura eletrônica por plataforma atende, com a vantagem de quem assina não precisar de certificado, conta ou aplicativo. Se uma for "sim", o certificado de quem assina é o caminho, e a plataforma pode não ser.
Importante: este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado para o seu caso.