A empresa não assina; alguém assina por ela
Pessoa jurídica age por meio de pessoas. O Código Civil (art. 47) diz que obrigam a pessoa jurídica os atos dos administradores exercidos nos limites dos poderes definidos no ato constitutivo. Um funcionário sem procuração, mesmo com cargo de gerente e e-mail corporativo, não obriga a empresa. Os tribunais às vezes aplicam a teoria da aparência quando a outra parte tinha motivos razoáveis para acreditar nos poderes, mas isso é defesa para depois, não plano para antes.
Quem pode assinar
| Quem | Onde está o poder | O que conferir |
|---|---|---|
| Sócio administrador ou diretor | Contrato social, estatuto ou ata de eleição registrada na junta comercial | Cargo vigente; assinatura isolada ou conjunta; limite de valor; vedações (fiança, aval) |
| Procurador | Procuração assinada por quem administra | Validade, poderes específicos para aquele tipo de contrato e valor, e se o outorgante podia delegar |
| Titular de empresa individual (MEI, empresário individual) | O CNPJ está no nome da pessoa | CPF e CNPJ |
| Síndico, presidente de associação | Ata de eleição e convenção ou estatuto | Mandato vigente e poderes para o ato |
Checklist antes de enviar
- Peça o contrato social consolidado ou a certidão simplificada da junta comercial (emitida online na maioria dos estados), com data recente.
- Localize a cláusula de administração: nome dos administradores e forma de assinatura (isolada, em conjunto de dois, com limite por valor).
- Se houver assinatura conjunta, cadastre os dois administradores como participantes. Um só não obriga a empresa.
- Se quem assina é procurador, peça a procuração e confira: outorgante com poderes, objeto (assinar contratos de qual tipo e valor), prazo de validade e eventual substabelecimento.
- Consulte o CNPJ na Receita Federal: situação ativa e quadro de sócios compatível.
- Confira o e-mail: use o que a pessoa controla. O corporativo mostra o vínculo; o pessoal sobrevive a uma troca de emprego. Em contratos longos, anote os dois.
- Guarde o contrato social e a procuração na mesma pasta do contrato assinado.
O que registrar na assinatura eletrônica
Três dados precisam constar do registro de quem assina pela empresa: o CPF da pessoa (quem assina é a pessoa, com identidade confirmada), o CNPJ e a razão social da empresa, e a qualidade: sócio administrador, diretor, procurador, titular. No WS Sign, o remetente marca "assina em nome de empresa" no cadastro do participante e informa CNPJ, razão social e qualidade; o Termo de Evidências traz o campo "Representação" com esses dados, e a verificação pública mostra a empresa representada ao lado do nome.
Assinatura conjunta no eletrônico
Quando o contrato social exige dois administradores, cadastre os dois com o mesmo CNPJ e qualidade, na mesma etapa ou em etapas seguidas. O documento só conclui quando os dois assinarem. Se um deles recusar, o envelope é encerrado e a outra parte é avisada; a correção vai por uma nova versão. Isso evita o que acontece no papel, em que a segunda assinatura às vezes "fica para depois".
Empresa contratando com pessoa física
O cuidado é o mesmo do seu lado: quem assina pela sua empresa precisa ter poderes. Muitas empresas padronizam: contratos até certo valor assinados por um diretor, acima disso por dois. Registre isso num procedimento interno e cadastre os usuários da plataforma de acordo (quem pode enviar, quem só acompanha).
Importante: este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado para o seu caso.