O que guardar
- O PDF final completo, sem abrir e salvar por cima (salvar de novo muda o hash).
- O PDF original enviado, se você o tiver: o hash impresso no documento final identifica o original, mas não o reconstrói. Guardar o arquivo é o que permite apresentá-lo.
- O contrato social e a procuração da outra parte, quando empresa.
- Aditivos e distratos, na mesma pasta do contrato original.
- A tela da verificação pública com data, se o documento foi usado numa disputa.
Um contrato assinado eletronicamente não precisa ser impresso. O arquivo é o original; a impressão é cópia e perde a prova.
Organização que funciona daqui a 5 anos
- Pastas por cliente, por imóvel ou por ano, conforme o que você procura primeiro.
- Etiquetas por tipo (locação, serviços, honorários) e por ano.
- Nome de arquivo com data, tipo e outra parte: 2026-10-locacao-rua-x-fulano.pdf.
- Uma planilha (ou o próprio sistema) com: código de verificação, título, partes, data de conclusão, data de término do contrato, prazo de guarda decidido e data de revisão.
Cópia própria: a exportação
A plataforma guarda, mas o arquivo é seu. No WS Sign, Configurações > Exportar documentos gera um ZIP com todos os PDFs assinados, um indice.csv (código, título, participantes, hash de cada arquivo) e um LEIA-ME. Exporte por período ou por pasta e guarde no seu armazenamento (servidor, nuvem da empresa), com backup. Um lembrete anual resolve.
Sobre o prazo na plataforma: o WS Sign guarda enquanto a conta estiver ativa, inclusive no plano Grátis, e por 90 dias após o encerramento, com exportação liberada. Depois disso, os dados são apagados e a verificação pública deixa de existir para aqueles documentos. A prova dentro de cada PDF (Termo, hash do original, selo) continua legível sem a plataforma.
Método para definir o prazo de guarda
Para cada tipo de contrato, responda:
- Que obrigações nascem dele e quando cada uma se torna exigível? Aluguel vence todo mês; a devolução do imóvel, no fim; uma garantia de serviço, na entrega.
- Qual o prazo de prescrição de cada pretensão? Veja a tabela de referência abaixo e confirme com o advogado.
- Há obrigação fiscal, trabalhista ou regulatória de guarda? Essas costumam ter prazo próprio, contado do exercício seguinte ou do fim do vínculo.
- Há algo que suspende ou interrompe a prescrição, ou uma disputa em andamento? Protesto, ação judicial, reconhecimento da dívida e outras hipóteses do Código Civil (arts. 197 a 204) alteram a contagem.
O prazo de guarda é o maior entre os anteriores, contado do marco que a lei fixa para cada um. Registre a decisão e a data em que ela deve ser revista.
Prazos de referência (não são instrução de descarte)
| Pretensão ou obrigação | Prazo | Base | Marco de contagem |
|---|---|---|---|
| Prazo geral, quando a lei não fixa outro | 10 anos | Código Civil, art. 205 | Da violação do direito |
| Aluguéis | 3 anos | Código Civil, art. 206, § 3º, I | De cada vencimento |
| Dívida líquida em instrumento particular | 5 anos | Código Civil, art. 206, § 5º, I | De cada vencimento |
| Reparação civil | 3 anos | Código Civil, art. 206, § 3º, V | Do dano |
| Relação de consumo (fato do produto ou serviço) | 5 anos | CDC, art. 27 | Do conhecimento do dano e da autoria |
| Documentos fiscais | 5 anos | CTN, arts. 173 e 174 | Conforme o tributo (em geral, do exercício seguinte) |
| Contrato de trabalho | 2 anos após o fim, com direitos dos 5 anteriores | Constituição, art. 7º, XXIX | Do fim do contrato |
Exemplo: locação residencial de 30 meses. Aluguéis prescrevem em 3 anos de cada vencimento; danos ao imóvel, em 3 anos da devolução; o prazo geral de 10 anos cobre o restante. Uma decisão comum é guardar 10 anos do fim da locação, revista se houver disputa. Para um contrato de serviços com pagamento único e entrega imediata, o quadro é outro. Por isso o método, e não a tabela, decide.
Descarte
Ao fim do prazo, elimine de forma controlada e registre o descarte: a LGPD manda encerrar o tratamento quando a finalidade acaba (art. 15), salvo obrigação legal de guarda (art. 16, I). Antes de apagar, confira se não há disputa em andamento ou pedido de auditoria.
Importante: este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado para o seu caso.